La gestion des archives administratives est une tâche essentielle pour les entreprises. Elle garantit la conservation et l’accès aux documents produits par ces dernières. Cela permet d’assurer la transparence, la responsabilité et la préservation du patrimoine documentaire. Pour assurer une gestion efficace des archives administratives, il est essentiel de respecter certaines règles et bonnes pratiques.
Quel est l’intérêt d’une gestion efficace des documents administratifs ?
Pour toute organisation, une gestion des archives administratives efficace est cruciale. Ce processus permet de collecter, organiser, classer, archiver et retrouver les informations nécessaires à la bonne marche de l’entreprise. Elle joue un rôle fondamental dans :
- la préservation de la mémoire institutionnelle ;
- la garantie de la conformité légale.
L’archivage, la numérisation et la dématérialisation des documents administratifs sont des pratiques de plus en plus adoptées par les organisations. Cela dans l’objectif d’optimiser leur fonctionnement et rendre leurs processus plus efficaces.
Comment assurer une bonne gestion des archives administratives ?
Mettre en place un système d’archivage approprié
Pour une bonne gestion des archives administratives, il convient de mettre en place un système d’archivage approprié. Cela implique la création d’un service d’archives. Le recours à un prestataire externe spécialisé dans la conservation des archives, tel que les Archives Départementales est aussi une autre option. Ce service sera en charge de la collecte, de la conservation et de la communication des documents administratifs. Il est important de souligner que la gestion des archives administratives doit être conforme aux principes de l’archivistique. Celles-ci constituent le socle du métier d’archiviste. Ces principes incluent notamment le tri, le classement et la description des documents. Le tri permet de distinguer les archives courantes, intermédiaires et définitives. Cela en fonction de leur utilité administrative et de leur intérêt historique. Les archives courantes sont celles qui sont utilisées quotidiennement dans le cadre des activités administratives. Tandis que les archives intermédiaires sont celles qui sont conservées pendant une durée d’utilité administrative, avant d’être transférées aux archives définitives. La conservation des archives doit être réalisée dans le respect des normes et des règles établies par le Code du Patrimoine. Ce dernier prévoit notamment des règles précises concernant la durée de conservation des documents administratifs. Celle-ci varie en fonction de leur nature et de leur importance.
Mettre en place un cycle de vie des documents
La gestion des archives administratives implique également la mise en place d’un cycle de vie des documents. Cela comprend :
- leur création ;
- leur utilisation ;
- leur conservation ;
- leur élimination éventuelle.
Ainsi, il est crucial de mettre en place des tableaux de gestion permettant de définir les durées de conservation des documents. Il en est de même pour les procédures de versement aux archives et d’élimination des archives périmées.
Former à la gestion des archives
Il est également recommandé d’organiser la formation et la sensibilisation des personnels administratifs à la gestion des archives. Les archivistes jouent un rôle clé dans cet aspect. Cela en offrant leur expertise et leur assistance dans toutes les étapes du processus d’archivage. Ils peuvent également proposer des outils et des méthodes de travail adaptés aux besoins spécifiques de chaque service.
